Otimizar processos tem sido um dos principais objetivos das empresas, uma vez que mais atividades são necessárias para uma companhia ser organizada e eficiente.

Porém, muitas vezes um processo de extrema importância é deixado de lado: a gestão de documentos. Com mais informações para administrar, essa prática tem cada vez mais relevância.

Por isso, apresentaremos 3 dicas para otimizar a gestão de documentos e agilizar a conclusão de processos. Confira!

1. Armazenar em um único lugar

Para facilitar a busca e a gestão de documentos, o ideal é reunir tudo em um só lugar, seja uma pasta, um arquivo ou uma sala inteira. Assim, o funcionário não precisa se deslocar para outros setores procurando arquivos diferentes.

Mas se lembre de armazenar de acordo com os padrões de uso. Deixe os documentos correntes sempre à vista, pois são muito usados. Já os intermediários podem ficar mais afastados, porque não é necessário o uso constante.

Com relação aos permanentes, eles podem ficar em outros locais da empresa por apresentarem valor histórico. A recomendação é ficar atento à tabela de temporalidade dos documentos, para a gestão ser feita dentro das melhores práticas. É preciso também verificar o momento ideal para descartar arquivos desnecessários.

2. Organizar o armazenamento

Depois de reunir todos os arquivos em um só lugar, é importante para a gestão de documentos separá-los de acordo com seus assuntos e departamentos.

A documentação pode ser separada por data, temas, clientes ou setores. Essa iniciativa deve ser feita com critério, porque deve ajudar a encontrar os arquivos com mais facilidade.

Também é fundamental que as regras de armazenamento sejam devidamente comunicadas à equipe. Dessa forma, haverá um melhor alinhamento na gestão de documentos.

       3. Digitalizar o acervo

Depois de realizar o armazenamento e a organização, o próximo passo para melhorar a gestão de documentos é iniciar o processo de digitalização de todos os registros físicos. Assim, será criada uma base digitalizada que se juntará aos novos documentos já eletrônicos.

Elabore um cronograma de digitalização. Quando o último arquivo estiver na rede, evite novas impressões e adote a assinatura eletrônica, que garantirá todo o ciclo de vida dos documentos por meio da nuvem.

Por um tempo, uma empresa pode ter um caráter hibrido com documentos digitalizados e digitais. Com o foco na modernização dos processos, a companhia terá apenas arquivos digitais, promovendo uma gestão digital e sustentável.

e-Docs

O Governo do Espírito Santo atingiu a marca de um milhão de documentos digitalizados. Por meio do Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (e-Docs), o Poder Executivo Estadual deixou de gerar 15 toneladas de papeis armazenados nos arquivos físicos.

Além de dispensar o uso de papel, a tramitação de documentos e processos via e-Docs proporciona agilidade no atendimento das demandas, redução de custos operacionais, otimização dos fluxos de trabalho, facilidade de acesso às informações, transparência e segurança de dados.