Como aumentar a produtividade em uma reunião

Qual a importância das reuniões para uma organização? Elas são capazes de ampliar e fortalecer conhecimentos, atitudes e comportamentos. Também contribuem para desenvolver projetos, unificar o trabalho em equipe e oferecer a oportunidade de compartilhar experiências.

Porém, os encontros no trabalho nem sempre são produtivos. Em geral, isso acontece por falta de planejamento, pela ausência de análise dos tópicos a serem tratados e por prolixidade de alguns participantes.

Abaixo, estão dicas de como fazer uma reunião ser interessante e proveitosa para todos os envolvidos. Confira!

Tenha objetivo

Não faça reuniões sem uma boa razão. Estabelecer pontos específicos a serem discutidos faz com que os participantes tenham mais envolvimento com os assuntos em pauta.

Ao estabelecer os objetivos com clareza, o encontro passa a ser visto com mais importância, e a interação é maior.

Chame as pessoas certas

Após definir os objetivos abordados, é fundamental atribuir um papel para cada participante. Tendo uma função clara e importante, a tendência é que o funcionário se comprometa a participar e contribuir, apresentando ideias e ações relacionadas com a pauta.

Evite, ao máximo, convidar pessoas que não tenham envolvido com o assunto a ser discutido. A medida faz com que o encontro seja mais objetivo e produtivo.

Economize tempo

A objetividade é um ponto importante. Ela também contribui para as reuniões não serem cansativas e nem acabarem depois do horário previsto.  

O cotidiano está cada vez mais atribulado. Nossos compromissos têm hora marcada para começar e terminar. Portanto, monitorar o tempo faz com que uma reunião não prejudique as demais atividades realizadas pelos funcionários.

Escolha um local adequado

O ideal é que o encontro seja feito num local reservado, onde apenas os participantes possam se envolver com os debates da pauta.

Cai bastante a produtividade da reunião, quando é feita numa área em que outras pessoas possam observar os presentes. Isso acaba tirando a concentração e o foco nos assuntos abordados.

Organize as tarefas

Para que a reunião não passe de um debate, é necessário um plano de ação. Mas o que seria isso?

Tudo o que foi dito precisa ser listado, como a tarefa que cada um recebeu, a data de entrega da ação ou do produto, o responsável pela execução e o que se espera atingir.

Dessa forma, os encontros no trabalho serão mais proveitosos e terão a finalidade alcançada.

Sem dúvida, a produtividade aumenta bastante, quando uma organização promove reuniões com inteligência e bom senso.

Referências:

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/10-dicas-para-reunioes-eficientes/82605/

http://exame.abril.com.br/revista-exame/como-fazer-reunioes-eficientes/

http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/517/

http://epocanegocios.globo.com/Inspiracao/Carreira/noticia/2013/09/quatro-dicas-praticas-para-tornar-reunioes-mais-produtivas.html

 

 

Tópicos:
Produtividade
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