Governo do Estado do Espírito Santo
Como aumentar a produtividade em uma reunião
Qual a importância das reuniões para uma organização? Elas são capazes de ampliar e fortalecer conhecimentos, atitudes e comportamentos. Também contribuem para desenvolver projetos, unificar o trabalho em equipe e oferecer a oportunidade de compartilhar experiências.
Porém, os encontros no trabalho nem sempre são produtivos. Em geral, isso acontece por falta de planejamento, pela ausência de análise dos tópicos a serem tratados e por prolixidade de alguns participantes.
Abaixo, estão dicas de como fazer uma reunião ser interessante e proveitosa para todos os envolvidos. Confira!
Tenha objetivo
Não faça reuniões sem uma boa razão. Estabelecer pontos específicos a serem discutidos faz com que os participantes tenham mais envolvimento com os assuntos em pauta.
Ao estabelecer os objetivos com clareza, o encontro passa a ser visto com mais importância, e a interação é maior.
Chame as pessoas certas
Após definir os objetivos abordados, é fundamental atribuir um papel para cada participante. Tendo uma função clara e importante, a tendência é que o funcionário se comprometa a participar e contribuir, apresentando ideias e ações relacionadas com a pauta.
Evite, ao máximo, convidar pessoas que não tenham envolvido com o assunto a ser discutido. A medida faz com que o encontro seja mais objetivo e produtivo.
Economize tempo
A objetividade é um ponto importante. Ela também contribui para as reuniões não serem cansativas e nem acabarem depois do horário previsto.
O cotidiano está cada vez mais atribulado. Nossos compromissos têm hora marcada para começar e terminar. Portanto, monitorar o tempo faz com que uma reunião não prejudique as demais atividades realizadas pelos funcionários.
Escolha um local adequado
O ideal é que o encontro seja feito num local reservado, onde apenas os participantes possam se envolver com os debates da pauta.
Cai bastante a produtividade da reunião, quando é feita numa área em que outras pessoas possam observar os presentes. Isso acaba tirando a concentração e o foco nos assuntos abordados.
Organize as tarefas
Para que a reunião não passe de um debate, é necessário um plano de ação. Mas o que seria isso?
Tudo o que foi dito precisa ser listado, como a tarefa que cada um recebeu, a data de entrega da ação ou do produto, o responsável pela execução e o que se espera atingir.
Dessa forma, os encontros no trabalho serão mais proveitosos e terão a finalidade alcançada.
Sem dúvida, a produtividade aumenta bastante, quando uma organização promove reuniões com inteligência e bom senso.
Referências:
http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/10-dicas-para-reunioes-eficientes/82605/
http://exame.abril.com.br/revista-exame/como-fazer-reunioes-eficientes/
http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/517/