A Secretaria de Estado de Gestão e Recursos (Seger) promoveu o "Dia D" do e-Docs, com capacitações e mobilizações em todos os órgãos da Administração Pública. A iniciativa envolveu o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest) e a Escola de Serviço Público do Espírito Santo (Esesp), capacitando mais de 400 servidores estaduais, em 20 turmas, para utilizar o sistema e-Docs.

Os Escritórios Locais de Processos e Inovações (Elpi) atuaram em cada órgão público, esclarecendo dúvidas, dando orientações e incentivado os servidores a utilizar a ferramenta. Na Seger, por exemplo, a partir de hoje, os documentos avulsos recebidos pelos fornecedores serão digitalizados e devolvidos, passando a tramitar digitalmente na secretaria.

De acordo com a Seger, o uso do e-Docs deve trazer economia de R$8 milhões por ano quando os novos processos forem totalmente digitais. Atualmente, o processo de papel custa R$20,65, enquanto o digital custa R$0,23. Dessa forma, o Estado já economizou mais de R$ 450 mil com a autuação eletrônica de mais de 22 mil processos.

Na avaliação do diretor-presidente do Prodest, Tasso Lugon, o “Dia D do e-Doc” foi uma iniciativa importante do Governo, estabelecendo uma ação conjunta entre os órgãos estaduais para a disseminação de conhecimento e usabilidade do sistema. “Ofertamos treinamento aos servidores para que todos possam usufruir e entender plenamente os trâmites processuais e de documentos no meio eletrônico. Nosso principal objetivo é criar uma nova cultura para substituir gradualmente os processos e documentos físicos pelos digitais", destacou.

Os servidores que não conseguiram ocupar uma das mais de 400 vagas abertas poderão se inscrever nas turmas ofertadas mensalmente pela Seger e pela Esesp. A previsão é que, até o final de 2019, sejam abertas cerca de 3.500 vagas para a formação.

Ação simultânea

Ao longo de todo o dia, a Esesp realizou 20 turmas do curso “Introdução ao Sistema e-Docs”. Na cidade de Vila Velha, as ações aconteceram no Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes). Em Cariacica, as formações foram sediadas na Academia de Polícia Militar (APM). E na Serra, os servidores utilizaram as instalações da Escola Estadual de Ensino Fundamental e Médio (EEEFM) Romulo Castello.

Já em Vitória, os cursos aconteceram na sede da Esesp, no Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz), no Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran|ES), na Escola do Legislativo e na Escola Superior de Ciências da Santa Casa de Misericórdia de Vitória (Emescam).

O objetivo foi incentivar a utilização do sistema por meio da apresentação de suas funcionalidades e de atividades práticas com procedimentos semelhantes aos que os profissionais encontram no dia a dia de trabalho.

e-Docs

O e-Docs é o sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais do Governo do Estado, que contempla os procedimentos de autuação, despacho, tramitação, classificação, prazo de guarda, arquivamento e destinação final. Ele foi desenvolvido pelo Prodest, em parceria com a Secretaria de Estado de Controle e Transparência (Secont), o Arquivo Público do Espírito Santo (APEES) e a Seger.

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